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学籍管理

四川职业技术学院学生学籍档案管理办法

发布者:教务科 时间:2018-10-24 浏览数:

为了加强学生学籍档案的整理立卷和归档工作,更好地为学院各项工作和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》和学院学籍档案管理现状,特制定本办法。

一、学籍档案是指学生自入学之日起,在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字资料和凭证,它是学生在校期间的学籍,成绩和毕(结)业等情况的重要凭证。

二、学籍档案管理是学院教学管理工作的重要组成部分,要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档,交档案室永久保存。

三、学籍档案的归档范围

高考档案;新生入学登记表;入学体检表;学籍卡;成绩卡;个人电子图像信息;毕业生登记表;学生思想考核表;毕业实习考核表;校级及以上的各种奖励和处分;毕业派遣存根;其它应当归档的文件。

四、归档材料的质量要求

(一)建立学籍档案使用的各种表单必须是学院相关部门制作的统一样式。(二)学院及各部门对学生基本信息、鉴定及考核意见务必做到客观、真实,用语标准。

(三)手工填写的材料一律用碳素墨水或黑色签字笔填写,字迹要工整,内容准确,并不得随意涂改。

(四)老师和学生规范真实、客观填写各种表格和信息,做到档案内容真实可信,有利用价值。

五、建档程序和要求

(一)新生入学时由学生工作部发放新生入学登记表(一式两份),各相关系、部辅导员老师应指导学生如实填写,按班统一交教务处年级学籍管理老师。

(二)各相关系、部在学生毕业前收集整理、完善毕业生登记表(一式两份)、毕业实习考核表(一式两份)、学生思想考核表等(一式两份);

(三)各相关系、部收集整理学生在校期间奖惩材料原件。

六、归档要求

(一)归档时间:学籍档案材料应于每学年5月底前送交教务处归档。

(二)档案移交和投送

1、各系、部辅导员老师按班级顺序移交教务处年级学籍管理老师,移交时填写移交清单一式二份;

2、教务处根据档案规范要求整理学生学籍档案,并根据招生就业处提供的毕业生档案派遣地进行档案派送;按学院档案管理要求报送学院档案室保存备份的档案材料。

3、档案须由辅导员老师本人到教务处办理移交手续。

七、档案的保管要求

(一)学籍档案是学院教学档案的一部分,应长期保存。

(二)学籍档案应按内容分类立卷,按系、部→年级→班次→专业整理归档,制订案卷目录,编注顺序号。

(三)学籍档案保管要做到:防盗、防丢失、防水、防潮、防虫、防霉变,保持室内清洁卫生。

(四)需查阅学籍档案材料时,须持单位介绍信及本人证件,经学籍管理人员同意,方可查借。

八、学籍档案的监督,检查指导

(一)教务处对各有关系、部学生学籍档案的形成工作进行监督检查。

(二)学院档案室负责对学籍档案立卷、归档工作进行检查指导。

九、本办法由教务处和档案室负责解释。自发布之日起执行。