为规范学校学生档案管理工作，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等文件精神，结合学校实际，制定本管理办法。

第一章 总则

第一条 学生档案是记载学生入学前和在校期间受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字资料和凭证，以及反映其个人信息的档案材料。是国家和社会选拔录用人才的重要依据。

第二条 学生档案管理是学校一项常规性的重要工作，要确保档案的完整、准确、系统和安全。各二级学院负责学生档案的收集、整理、审核（鉴定）、归档和管理，教务处负责学生档案管理工作的业务指导，学生工作处（部）负责对学生档案的归档情况和质量进行检查、考核，党政办、招生就业处等部门协助做好考生档案的接转等相关工作。

第三条 学生档案管理工作主要内容

（一）接转、收集、审核（鉴定）、整理、学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（五）办理其它有关学生档案事项。

第四条 各二级学院为学生档案材料保管的责任部门，要指定专人负责学生档案材料管理工作。

第五条 考生档案由各二级学院安排辅导员、班主任或其他专人负责接收、核查、整理，在新生入学3个月内，移交所在二级学院的档案管理部门统一管理。

第六条 各二级学院的辅导员、班主任老师要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理工作，在材料形成后1个月内，完成真实性、规范性审核，移交所在二级学院学生档案管理部门并协助做好归档工作。

第七条 各二级学院在学生离校后将毕业生的档案材料归档完毕并派发。其中学籍异动学生档案由各二级学院保管；未按期毕业学生的档案由各二级学院保管。

第二章 档案归档范围

第八条 归档的学生档案材料，必须全面、真实地反映学生的学习、成长过程，对其个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第九条 学生档案的归档范围

（一）考生档案（普通本、专科：高考报名表、体检表、志愿表等；五年贯通培养学生：“中职段”学籍档案、高职转录表等；“1+2”学生：考生报名表、体检表、志愿表、高职转录表等）；

（二）新生登记表；

（三）学生成绩单；

（四）思想道德考核表；

（五）顶岗实习考核表；

（六）毕业生登记表；

（七）毕业论文结论（本科学生）；

（八）荣誉、奖励材料；

（九）处分及处分解除材料；

（十）学籍异动材料；

（十一）教师资格证认定资料；

（十二）高等学校毕业生档案转递单；

（十三）其它必要材料。

 

第三章 档案收集与管理

第十条 学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、各类表格填写符合相关要求方能归档。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。

第十一条 新生入学后，各二级学院按相关要求进行学生档案的收集和管理，流程及要求如下：

（一）考生档案接转：

1.普通本、专科考生档案：邮寄到学校的考生档案党政办公室（收发室）统一接收、登记、造册转交至学生所在的二级学院；学生自带的考生档案，由辅导员或班主任老师负责接收、核查、整理，在新生入学3个月内，移交所在二级学院档案管理部门保管；未交考生档案的由辅导或班主任老师负责催收；未报到或报到后退学的考生档案在开学3个月内由各二级学院登记造册后交教务处保存。

2.五年制转录学生档案：各校外联办点将转录学生个人中职段档案统一交学生所在学院，各二级学院将学生转录名册复印加盖学校招生就业处印章后装入个人档案袋保管。

3.“1+2”学生档案：“1+2”学生转录后，由学生所在二学院将学生转录名册复印加盖学校招生就业处印章后装入个人档案

保管。

（二）新生档案的建立：考生档案核查完毕后（放入原档案袋）装入学校统一样式的新档案袋归档。接收到的共产主义青年团、党员（含预备党员）材料暂不归入本人档案。

（三）规范填写档案袋：要求用黑色签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名（不得写曾用名）、性别、学院、班级、学号、档案编号（档案编号要编在档案袋右上角）。

（四）新生档案移交：辅导员、班主任老师以班级为单位填写《新生档案情况登记表》，作为档案移交的重要依据，同本班档案一起移交所在二级学院档案管理部门，并与档案管理人员完善交接手续。

主要归档材料的建立

1．《新生登记表》：一式两份，新生入学3个月内完成组建。学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要填写，个人不能随意改名；姓名、身份证号、出生年月必须与报考信息一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位等情况的文字材料要真实清楚。个人照片必须使用学校统一采集的相片。

2.《毕业生登记表》：一式两份，毕业当年5月底前完成组建。表中学生自我鉴定内容要客观评价思想政治表现、学习与生活、专业素质及能力、身心健康情况、存在的主要问题和今后努力方向等，字数在 500 字左右。表格中的鉴定意见由各层级负责人填写，评价要全面，客观、公正、真实，用语标准。

3.《思想道德考核表》：一式两份，毕业当年5月底前完成组建。表格中的鉴定意见由各层级负责人填写，评价要全面，客观、公正、真实，用语标准。

4.《顶岗实习考核表》：一式两份，毕业当年5月底前完成组建。表中学生自我鉴定内容要求条理清楚，逻辑性强，着重写出对实习内容的总结，体会和感受，特别是自己所学的专业理论与实际的差距和今后应努力的方向，字数在800 字左右。实习单位意见要如实反映学生实习情况和存在的问题。

5.《学生成绩单》：一式两份，必须使用由教务处统一打印的成绩单组档。

6.高等学校毕业生档案转递单：在《高等学校毕业生档案转递单》上填写就业单位名称、转递编号等信息，随档案材料密封后，按规定通过机要通信或邮政特快专递渠道转出档案。

7.学生奖励及处分材料：学生奖励及处分材料产生1个月内归入学生本人档案。学生处分到期，解除处分期限相关材料也应一并归档。

8.其它应归档材料：主要包括教师资格证的认定资料、毕业论文结论、学籍异动材料等，在相关材料产生后应及时归档。

9.毕业学生档案封装：学生毕业时，其个人档案应归档完整，经审核无误后，在其档案袋封面上标注档案袋中所装材料名称，并密封、盖“档案密封专用章”，档案袋正面个人信息处粘贴“档案派遣信息条”。

10.毕业学生档案的派遣：各二级学院按照派遣地址通过学校统一招标的邮政快递公司邮寄毕业学生档案，保存邮寄信息相关凭证以备今后查询。

11.备份档案材料移交：按前述要求形成的除装入个人档案外的另一份档案材料作为备份档案材，由各二级学院按档案管理规范归档后，依班级、学号顺序整理好统一移交学校档案馆保存。

12.档案材料填写部分须用黑色签字笔或钢笔填写，字迹要工整，并不得随意涂改，所有初次归档的材料不得使用复印件，须盖章的地方均为鲜章。

第十二条 因病休学、入伍参军等学籍异动学生的档案作为非在校学生档案由学生所在二级学院妥善保存。学生复学后，应当及时将其档案按复学后班级重新归入在校生档案。

第十三条 学生降级、留级或转专业后，各二级学院应当及时将降级、留级、转专业学生的档案转至新班级完善交接手续，注销原班级名字并标注原因。

第十四条 学生退学后，个人档案移交学校档案馆保存，其考生档案也可退回考生生源地。

第四章 档案材料的审核

第十五条 按照“谁审核、谁签字、谁负责”的原则，档案材料的填写规范及质量由各二级学院负责审核，思想政治表现由学工部负责审核，成绩及毕业结论由教务处负责审核。

第五章 档案保管与保护

第十六条 根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。

第十七条 各二级学院要建立专门的学生档案室，用铁皮档案柜存放。

第十八条 建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

第十九条 各二级学院要加强档案管理人员培训，不断研究和改进学生档案的管理方法，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第六章 档案使用

第二十条 确需查阅学生档案的，须遵守下列规定：

（一）各二级学院只能查阅本学院学生档案。查阅学生档案，须经二级学院领导审批同意后，由学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信。

（二）查阅学生档案，实行登记制度。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，不得涂改、抽取、撤换档案材料。

（三）在校学生个人不得查阅自己的档案材料。

（四）学生档案不得外借。

（五）学生档案移交至学校档案馆后，按相关规定查阅。

第七章 奖励与处罚

第二十一条 学校定期开展学生档案管理工作专项检查，指导和帮助各二级学院和相关人员提高档案管理水平，及时发现和纠正档案管理工作存在的问题，不断提高学生档案质量和管理水平。

第二十二条 学校定期开展学生档案管理工作考评，对收集、整理、审核、保管及提供利用等工作中做出显著成绩的二级学院或者个人，给予表彰与奖励。

第二十三条 有下列行为之一的，学校将按照《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和学校的有关规定对相关责任人予以严肃处理。

（一）学生档案收集不全、审核不严、归档不规范，档案质量不高，有严重错漏而拒不整改或无法弥补的；

（二）未按相关规定和要求规范管理，拒不整改的；

（三）违反相关规定擅自涂改或伪造学生档案材料的；

（四）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

第八章 附则

第二十四条 本办法由教务处负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起施行，原《四川职业技术学院学生档案管理办法》同时废止。